Restamax

In English
FB TW IN

SELVITYS HALLINTO- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄSTÄ 2015

Restamax Oyj:n (jäljempänä ”Yhtiö”) hallinto perustuu yhtiön yhtiöjärjestyksen, Suomen lakiin (esimerkiksi osakeyhtiölaki ja arvopaperimarkkinalaki) sekä Yhtiön hallinnointiohjeeseen. Yhtiö noudattaa eräin poikkeuksin Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n valmistelemaa Suomen listayhtiöiden hallinnointikoodia 2010 (”Hallinnointikoodi”). Tämä selvitys on laadittu hallinnointikoodin suosituksen 54 mukaisesti. Hallinnointikoodi on nähtävillä muun muassa Arvopaperimarkkinayhdistyksen internetsivuilla osoitteessa www.cgfinland.fi.

Tämä selvitys on laadittu hallituksen toimintakertomuksesta erillisenä kertomuksena. Selvitystä ei päivitetä tilikauden kuluessa, mutta sen sisältämien aihealueiden ajantasainen tieto on esitelty yhtiön internetsivuilla www.restamax.fi.

YHTIÖKOKOUS

Yhtiökokouksen tehtävät yhtiön ylimpänä päättävänä elimenä on säännelty osakeyhtiölaissa sekä yhtiöjärjestyksessä. Osakkeenomistajat käyttävät yhtiökokouksessa päättämisvaltaansa yhtiön asioissa. Varsinainen yhtiökokous pidetään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle ja päättää sen pitämispaikasta ja -ajasta. Yhtiöjärjestyksen mukaan kutsu yhtiökokoukseen annetaan osakkeenomistajille tiedoksi ainakin yhtiön internetsivuilla aikaisintaan kolme kuukautta ja vähintään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta, kuitenkin vähintään yhdeksän päivää ennen yhtiökokouksen täsmäytyspäivää.

Varsinaisessa yhtiökokouksessa ovat läsnä toimitusjohtaja, tilintarkastaja, hallituksen puheenjohtaja sekä mahdollisuuksien mukaan muut hallituksen jäsenet. Lisäksi varsinaisessa yhtiökokouksessa ovat läsnä hallituksen jäseniksi ensimmäistä kertaa ehdolla olevat henkilöt, jollei heidän poissaololleen ole painavia syitä. Yhtiökokous valitsee Restamax Oyj:n hallituksen ja tilintarkastajat, päättää näiden palkkioista ja myöntää yhtiön johdolle vastuuvapauden. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat ja osakkaiden osallistumisoikeus määritellään Restamax Oyj:n yhtiöjärjestyksessä ja yhtiökokouskutsussa.

Hallitus kutsuu koolle ylimääräisen yhtiökokouksen, kun katsoo siihen olevan aihetta tai kun laki sitä edellyttää.

HALLITUS

Hallituksella on yleistoimivalta kaikissa niissä yhtiön asioissa, joita ei lain tai yhtiöjärjestyksen mukaan ole määrätty toisten toimielinten päätettäväksi tai suoritettavaksi. Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja sen toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä, vahvistaa yhtiön strategian, riskienhallinnanperiaatteet ja yhtiön toiminnassa noudatettavat arvot, hyväksyy liiketoiminta suunnitelman sekä päättää merkittävistä investoinneista.

Hallituksen toiminnassa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä, arvopaperipörssin antamia ohjeita, muita viranomaismääräyksiä sekä yhtiön yhtiöjärjestystä.

Yhtiöjärjestyksen mukaan varsinainen yhtiökokous valitsee Restamax Oyj:n hallitukseen viidestä seitsemään jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan. Yhtiön hallitus ei ole toistaiseksi katsonut tarpeelliseksi perustaa tarkastus-, nimitys- tai palkitsemisvaliokuntia, koska yhtiön liiketoiminnan laajuus ja hallituksen tehtävien tehokas hoitaminen eivät sitä edellytä (Poikkeama listayhtiöiden hallinnointikoodin suosituksesta 18).

Vuodesta 2005 hallituksen puheenjohtajana on toiminut Timo Laine. Hallitustyöskentely järjestetään kulloinkin voimassa olevan hallituksen työjärjestyksen mukaisesti. Tällä hetkellä voimassa oleva työjärjestys on hyväksytty yhtiön hallituksessa 6.8.2013 ja on kokonaisuudessaan saatavilla yhtiön internetsivuilla.

Hallituksen jäsenten valinta, toimikausi ja kokoonpano

Yhtiökokous valitsee vuosittain hallituksen jäsenet. Hallitukseen kuuluu Yhtiöjärjestyksen mukaan vähintään viisi ja enintään seitsemän jäsentä. Hallituksen jäsenten toimikausi päättyy seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Hallituksen jäsenten lisäksi kokouksiin osallistuvat toimitusjohtaja, talousjohtaja ja hallituksen sihteeri sekä tarvittaessa erikseen kutsuttavat henkilöt.

Hallitus arvioi jäsentensä riippumattomuuden vuosittain ja raportoi, ketkä hallituksen jäsenet se määrittelee riippumattomiksi yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista.

Vuonna 2015 Yhtiön hallituksen jäseninä ovat toimineet:

Timo Laine, s. 1966, MKT, hallituksen puheenjohtaja

Mikko Aartio, s. 1969, yo-merkonomi

Jarmo Viitala, s. 1960, KTM

Petri Olkinuora, s.1957, DI, MBA, hallituksen varapuheenjohtaja

Sami Asikainen, s. 1971, yo-merkonomi (-22.4.2015)

Mika Niemi, s. 1966, merkonomi

Timo Everi, s. 1963, BBA, eMBA, (22.4.2015-)

Yhtiöstä ja merkittävistä osakkeenomistajista riippumattomia hallituksen jäseniä ovat Jarmo Viitala, Petri Olkinuora ja Timo Everi. Restamaxin hallituksen kokoonpano poikkeaa hallinnointikoodin riippumattomuussuosituksesta, jonka mukaan hallituksen jäsenten enemmistön on oltava yhtiöstä riippumattomia ja kahden tähän enemmistöön kuuluvista on oltava riippumattomia yhtiön merkittävistä osakkeenomistajista. Hallituksen jäsenistä kolme (Laine, Aartio ja Niemi) ovat riippuvaisia yhtiöstä, joten hallituksen kokoonpano ei vastaa tältä osin listayhtiöiden hallinnointikoodin suositusta 14. Perusteluna tälle poikkeamalle on tilikaudella 2014 toteutettu Rengasravintolat -yrityskauppa sekä tilikauden 2014 aikana tapahtunut henkilöstövuokrausliiketoimintojen osto ja Asikaisen valinta tilikaudella 2014 Smile Henkilöstöpalvelut Oy:n toimitusjohtajaksi.

Hallituksen kokousten lukumäärä edellisen tilikauden aikana oli kaksikymmentäviisi (25) kokousta. Osa kokouksista oli sähköposti- tai puhelinkokouksia.

Jäsenten osallistuminen kokouksiin vuonna 2015:

Timo Laine 24/25

Mikko Aartio 25/25

Jarmo Viitala 22/25

Petri Olkinuora 24/25

Sami Asikainen 5/5

Mika Niemi 25/25

Timo Everi 18/20

Hallituksessa ei ole Arvopaperimarkkinayhdistys ry:n listayhtiöiden hallinnointikoodin suosituksen 9 mukaisesti edustettuna molemmat sukupuolet. Yhtiön tavoitteena kuitenkin on, että sen hallituksen kokoonpanossa on molempia sukupuolia.

Hallituksen jäsenten palkkiot

Hallituksen jäsenten palkkioista päättää varsinainen yhtiökokous. Vuonna 2015 varsinainen hallituksen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan palkkio on 20 000 euroa ja hallituksen jäsenten palkkioiksi 10 000 euroa tilikaudelta. Erillistä kokouspalkkiota ei makseta.

TOIMITUSJOHTAJA JA JOHTORYHMÄ

Restamax Oyj:n hallitus nimittää yhtiön toimitusjohtajan, valvoo hänen toimintaa ja päättää hänelle maksettavista korvauksista, eduista, sekä toimisuhteen ehdoista. Toimitusjohtaja ei ole hallituksen jäsen. Hän vastaa yhtiön operatiivisesta hallinnosta lainsäädännön sekä hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti ja sen määräysvallan alaisuudessa.

Yhtiön toimitusjohtajana on vuodesta 2005 asti toiminut Markku Virtanen (s. 1970).

Toimitusjohtaja hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Toimitusjohtaja vastaa suoraan strategian suunnittelusta, toteutuksesta ja sen mukaisista investoinneista sekä siitä, että kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty. Toimitusjohtajan suorassa alaisuudessa toimivat Restamax Oyj:n sijoittajasuhdeviestintä- ja markkinointifunktiot. Toimitusjohtaja valvoo johtotason henkilöitä koskevia päätöksiä, sekä tärkeitä operatiivisia päätöksiä. Hän valvoo myös, että konsernin tytäryhtiössä toimitaan emoyhtiön etujen mukaisesti ja toteutetaan konsernin strategiaa.

Operatiivisesta liiketoiminnasta huolehtii toimitusjohtaja johtoryhmän avulla. Johtoryhmä valmistelee ja tekee päätöksiä toimitusjohtajan päätösvaltaan kuuluvissa asioissa.

Toimitusjohtajan palkitseminen

Hallitus hyväksyy toimitusjohtajan palkkatason. Restamax Oyj:n toimitusjohtaja Markku Virtasella on rahapalkan lisäksi yhtiön kulloinkin voimassa olevien käytäntöjen mukaisesti seuraavat luontoisedut: autoetu sekä yhtiön politiikan mukainen työterveyshuolto.

Toimitusjohtajasopimus voidaan irtisanoa ilman erityistä perustetta molempien sopijapuolten toimesta noudattaen kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa. Toimitusjohtajan eläkeikä on lainmukainen. Toimitusjohtajalla ei ole lakisääteisen TyEL:n ylittäviä eläke-etuja.

Johtoryhmä

Johtoryhmän tehtäviin kuuluu strategian suunnittelu ja toteuttaminen, liiketoiminnan ohjaus, tulosseuranta, vuosisuunnittelu sekä investointien, yritysostojen ja toiminnan muutossuunnitelmien käsittely. Johtoryhmä kokoontuu viikoittain.

TARKASTUSTOIMINTA

Yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokous valitsee Restamax Oyj:n tilintarkastajat. Valittavan tilintarkastusyhteisön on oltava Keskuskauppakamarin hyväksymä tarkastusyhteisö.

Vuoden 2015 varsinainen yhtiökokous valitsi tilintarkastajaksi KHT-yhteisö Deloitte & Touche Oy:n. Päävastuullisena tilintarkastajana toimii KHT Hannu Mattila.

Tilintarkastajan tehtävänä on tarkastaa yhtiön kirjanpito, tilikauden tilit ja hallinto sinä vuonna, jona hänet on valittu. Toimeksianto päättyy seuraavaan yhtiökokoukseen. Käytännön tarkastustoiminta toteutetaan tilikauden aikana liiketoimintaan ja hallintoon kohdistuvina tarkistuksina ja varsinaisena tilinpäätöstarkastuksena tilikauden päätyttyä.

Vuonna 2015 Restamax-konsernin tilintarkastajille maksettiin tilintarkastustehtävistä 179,7 t€ (vuonna 2014: 153,5 t€) ja muista neuvonta ja konsultointipalveluista 74,3 t€ (vuonna 2014: 115,1 t€).

SISÄINEN VALVONTA

Sisäinen valvonta

Restamax Oyj:n sisäinen johtamis- ja valvontamenettely perustuu osakeyhtiölakiin, yhtiöjärjestykseen sekä yhtiön omiin sisäisiin toimintatapoihin. Yhtiön johto ja valvonta jakautuvat yhtiökokouksen, hallituksen ja toimitusjohtajan kesken. Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaikkia niitä toimintatapoja, järjestelmiä ja menetelmiä, joiden avulla yhtiön johto pyrkii varmistamaan tehokkaan, taloudellisen ja luotettavan toiminnan.

Vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä on Restamax Oyj:n hallituksella. Hallitukselle kuuluu ylin vastuu yrityksen visioista, strategisista tavoitteista ja niiden pohjalta asetetuista liiketoiminnallisista tavoitteista. Hallitukselle kuuluu myös ylin vastuu kirjanpidon ja varainhoidon valvonnasta sekä toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus hyväksyy yhteiset suuntaviivat koko konsernin sisäiselle valvonnalle.

Toimitusjohtaja vastaa suoraan strategian toteutuksesta ja sen mukaisista investoinneista sekä siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavasti järjestetty. Operatiivisesta liiketoiminnasta huolehtii toimitusjohtaja johtoryhmän avulla. Sisäisestä valvonnasta vastaa yhtiön ylin johto ja ulkoisesta tarkastuksesta vastaavat tilintarkastajat.

Yhtiössä ei liiketoiminnan laatu ja laajuus huomioon ottaen ole katsottu tarkoituksenmukaiseksi järjestää erityistä sisäisen tarkastuksen organisaatiota, vaan sen tehtävät sisältyvät liiketoimintaorganisaation tehtäviin konsernin kaikissa yksiköissä.

Sisäisen valvonnan menetelmät ja toimintatavat

Toimitusjohtajan tehtävänä on järjestää käytännössä kirjanpito- ja valvontamekanismit. Toimitusjohtaja valvoo johtotason henkilöitä koskevia päätöksiä sekä tärkeitä operatiivisia päätöksiä. Toimitusjohtaja valvoo, että konsernin tytäryhtiöissä toimitaan emoyhtiön etujen mukaisesti ja toteutetaan konsernin strategiaa. Konsernin johtoryhmä toteuttaa liiketoiminnan ohjausta ja hallinnon valvontaa konsernin päivittäisessä toiminnassa.

Konsernissa on määritelty selkeät valtuudet sekä investointien että henkilöstöä koskevien asioiden hyväksymisestä. Konsernin johtoryhmän päätehtävät ovat:

  1. liiketoiminnan ja talouden valvonta, ja
  2. investointien, yritysostojen ja ryhmän kannalta merkittävien toiminnan laajentamis- tai supistamissuunnitelmien käsittely.

Sisäisen valvonta on olennainen osa yhtiön hallinnointia ja johtamisjärjestelmiä. Se kattaa kaikki Restamaxin yksiköt ja toiminnot. Sisäisen valvonnan tulee arvioida muun muassa niitä yrityksen johtamis- ja hallintojärjestelmiin, toimintoihin sekä tietojärjestelmiin liittyviä riskiasemia sekä valvontamenettelyiden riittävyyttä ja tehokkuutta, jotka koskevat:

– taloudellisen ja toiminnallisen tiedon luovuutta ja eheyttä

– toimintojen tuloksellisuutta ja tehokkuutta

– omaisuuden turvaamista

– lakien, määräysten ja sopimusten noudattamista.


RISKIENHALLINTA

Restamax pyrkii omistaja-arvon kasvattamiseen lainsäädännön ja yhteiskunnallisten velvoitteiden asettamissa puitteissa.

Restamax jakaa liiketoimintaan, tulokseen ja pörssiarvoon vaikuttavat riskitekijät viiteen pääkategoriaan: markkina- ja liiketoimintariskit, henkilöstöön liittyvät riskit, teknologia- ja tietoturvariskit, rahoitusriskit sekä juridiset riskit.

Muiden riskien haitallista vaikutusta vastaan Restamax on pyrkinyt suojautumaan kattavilla vakuutussopimuksilla. Näitä ovat esimerkiksi lakisääteiset vakuutukset, vastuu- sekä omaisuusvakuutukset ja omaisuusturvavakuutukset. Vakuutusten kattavuus, vakuutusarvot sekä omavastuut tarkistetaan vuosittain yhdessä vakuutusyhtiön kanssa.

Konsernin riskienhallinta ja markkinamuutosten ennakointi muodostavat tärkeän osan johdon jokapäiväistä toimintaa liiketoimintojen jatkuvuuden turvaamiseksi. Restamax tekee operatiiviseen toimintaansa liittyen jatkuvaa riskikartoitusta ja pyrkii suojautumaan tunnistetuilta riskitekijöiltä parhaalla mahdollisella tavalla.
RAPORTOINTI- JA OHJAUSJÄRJESTELMÄT 

Konsernissa on liiketoiminnan tehokkaan seurannan edellyttämät raportointijärjestelmät. Sisäinen valvonta kytkeytyy yrityksen visioon, strategisiin tavoitteisiin ja niiden pohjalta asetettuihin liiketoiminnallisiin tavoitteisiin. Liiketoiminnan tavoitteiden toteutumista ja konsernin taloudellista kehitystä seurataan kuukausittain koko konsernin kattavan ohjausjärjestelmän avulla. Olennaisena osana ohjausjärjestelmää toteumatiedot ja ajantasaiset ennusteet käydään läpi kuukausittain konsernin johtoryhmässä. Ohjausjärjestelmä sisältää mm. kattavan myynnin raportoinnin, tuloslaskelman, liikevaihto- ja tulosennusteen sekä toiminnalle tärkeitä tunnuslukuja.